Podsumuj. Wyciągnij lekcję.

Tekst, który publikuję dziś powstał na przełomie roku i został odłożony na półkę. Jednak kiedy podczas ostatniego spotkania Scrumvival organizowanego przez Agile Rebels dostałam tą naklejkę z napisem „Fail often. Learn faster” pomyślałam, że to dobra zachęta, aby podzielić się z Wami tym jak można wyciągać lekcje ze swoich działań.

Dlaczego dziś o tym?

Prawie wszyscy pragniemy się rozwijać i stawać się coraz lepszymi w tym co robimy. Wielu z nas ma potrzebę (czasami wręcz „czuje przymus”) nieustannego poszerzania swojej wiedzy, rozwijania kompetencji. Kolejne szkolenia, książki, nowe techniki… Jak wiemy materiałów, z których można czerpać wiedzę i inspiracje jest mnóstwo! Każdego dnia zdobywamy też nowe doświadczenia. Niezliczone spotkania, rozmowy, projekty. Działamy na najwyższych obrotach, a „bieżączka” nigdy się nie kończy. Projektów nie ubywa. Często właśnie przez ten pęd zaczynamy działać schematycznie. Powtarzamy to co działa, bo pozwala to zaoszczędzić czas i zrealizować dobrze kolejny projekt. Jednak często powielamy też to, co nie działa i popełniamy te same błędy. Dzieje się tak z prostego powodu – w grafiku ważnych spraw nie przeznaczamy czasu na refleksję i wyciągnięcie lekcji. Zdarza się, że szukamy usprawnień pędząc i patrząc cały czas przed siebie, a przecież dobrze wyciągnięta lekcja „z przeszłości” dostarczy nam cennych wskazówek na przyszłość – zgodnie z zasadą, która jest mi ostatnio bardzo bliska, że czasami lepiej zwolnić, zatrzymać się na chwilę, wyciągnąć wnioski, aby szybciej i skuteczniej ruszyć na przód.

„Wyciągać lekcje” można na wiele sposobów. Ja na co dzień korzystam z kilku prostych pytań, które sprawdzają się w każdej sytuacji niezależnie od tego czy dokonuję retrospekcji moich osobistych projektów czy też pracując z zespołem. Są to pytania bazowe, które w trakcie pracy uzupełniam o pytania pogłębiające i inne narzędzia coachingowe. Niemniej na początek polecam Wam te 4 pytania:

Pytanie 1: Jaki był mój cel i w jakim stopniu udało mi się go osiągnąć?

Choć wydaje się to dziwne, aby pytać siebie o to jaki był cel (wszak każdy dobrze wie co i po co robi), jednak czasem w mnogości działań cel może nam umknąć, w rezultacie napracujemy się osiągając nie do końca to, co chcieliśmy. Analizując to jaki był nasz cel vs. to dokąd udało nam się dotrzeć – możemy też określić jak efektywni w swoich działaniach byliśmy. Ostatnio w książce „Projekt: Produktywność” znalazłam inną formę tego pytania, która przemawia do mnie jeszcze bardziej: „Czy udało mi się osiągnąć to, co zaplanowałam?”

Pytanie 2: Z czego jestem zadowolona/y? Co zrobiłam/łem dobrze?

Po pierwsze – trzeba doceniać się za dobrze wykonana pracę! A warto doceniać się za konkrety! Żeby to zrobić zastanów się nad tym, co konkretnie pomogło Ci zrealizować cel? Co było w tym wyjątkowego? Dzięki temu możesz określić swoje mocne strony, talenty, te obszary, które przynoszą Ci duże korzyści. Kiedy robisz retrospekcje regularnie możesz zobaczyć swój progres: jak poprawiasz się w obszarach, które dotychczas nie były Twoimi mocnymi stronami. To daje motywację do kolejnych zmian.

Pytanie 3: Co nie zadziałało? Co następnym razem warto zrobić inaczej?

Ważne, aby do tego punktu podejść obiektywnie i zadaniowo, a nie rozpamiętywać i szukać winnych. Chodzi o merytoryczne spojrzenie i wyciągnięcie wniosków na przyszłość. Co i dlaczego nie zadziałało? Jak mogę do tego tematu podejść inaczej następnym razem? Jest to ten obszar, który dostarczy Ci wielu wniosków i usprawnień na przyszłość.

Pytanie 4: Czego się nauczyłam/łem. Moje wnioski.

Po przejściu powyższych kroków na pewno masz już gotowe wnioski, pomysły, usprawnienia do kolejnych projektów. O co warto zadbać? Co zrobić inaczej? Czego robić więcej? Czego robić mniej? Kogo zaprosić do współpracy? O jakie zasoby zadbać? Warto te pomysły zapisać i wdrożyć przy kolejnych projektach.

O co jeszcze warto zadbać?

Czas i miejsce: Aby zrobić dobre podsumowanie potrzeba chwili spokoju. Upewnij się, że nikt nie będzie Ci przeszkadzał. Przydatne będą też notatki, maile, pliki, obliczenia, które dostarczą informacji na temat analizowanych zagadnień.

„Kartka i długopis” Osobiście odpowiedzi na powyższe pytania zawsze zapisuję na kartkach. Czasami jest sporo pisania. Szczególnie jeśli podsumowuję np. projekty z całego roku – ale warto bo korzyści w postaci wniosków i usprawnień są nie do przecenienia. Kiedy zaczniesz robić podsumowania regularnie – pisania będzie trochę mniej z racji mniejszej liczby podsumowywanych tematów. Ja zapisuję swoje odpowiedzi ręcznie, łatwiej mi później wracać do notatek, dopisywać czy dorysowywać ważne rzeczy.

Samemu czy ze wsparciem? Sam(a) pewnie najlepiej wiesz, która opcja jest dla Ciebie lepsza. Jeśli nie chcesz robić podsumowania sam(a) możesz skorzystać z pomocy profesjonalisty (coacha, HRBP) lub innej osoby. Moim zdaniem dobre pytania (ściąga powyżej 😉) i ustrukturyzowana rozmowa z drugą osobą na pewno dostarczą jeszcze więcej ciekawych wniosków.

Indywidualnie? Zespołowo?

Powyższe pytania bardzo dobrze sprawdzają się podczas podsumowania projektów zespołowych. Wówczas na pytania odpowiadacie wszyscy w trakcie dyskusji grupowej lub ćwiczeń w innej formie.

Powyższe pytania w różnej konfiguracji towarzyszą mi już od bardzo dawna. Te 4 pytania są bazą, od której warto zacząć z czasem pogłębiając i uzupełniając o inne narzędzia coachingowe, które nie tylko pozwala Ci wyciągnąć lekcję, ale też przejść do kolejnego kroku, którym jest wyznaczanie celów i planowanie działań z uwzględnieniem „lesson learned”. Dlaczego warto? Oto lista kilku korzyści:

  • Uczysz się na własnym doświadczeniu, analizujesz swoje zachowania i projektujesz rozwiązania, które są dopasowane do Twoich potrzeb i zasobów.
  • Przyglądasz się swoim działaniom z różnych perspektyw – doceniasz, co dobre i od razu działasz w zakresie tego, co wymaga poprawy.
  • Znajdujesz rozwiązania, o których wcześniej nie myślałaś (pojawiają się po drodze w wyniku analizy).
  • Robiąc podsumowanie z zespołem – poznajesz różne punkty widzenia, wyciągacie jeszcze więcej wniosków na przyszłość, jednocześnie wzmacniając odpowiedzialność i zaangażowanie członków zespołu.
  • Poznajesz lepiej siebie, swoje motywacje, potrzeby itp. Dzięki czemu działasz bardziej świadomie i skutecznie.
  • Pytania które zadajesz sobie w ramach podsumowania strukturyzują wypowiedź i sposób udzielania feedbacku sobie. Bardzo prawdopodobnym skutkiem ubocznym jest to, iż zaczniesz lepiej i skuteczniej udzielać feedbacku także innym 🙂

A Ty – robisz podsumowania? Masz swoje sprawdzone sposoby? Fajnie jeśli się nimi podzielisz!

Lucyna Konkel

Lucyna Konkel

HR manager, trener, coach, autorka projektu HR4Agile. Każdego dnia udowadnia jak wielką moc w rozwoju Twojej firmy ma dobry HR.