Od dziś jesteście zespołem samoorganizującym się…

Od jakiegoś czasu z ciekawością przyglądam się zespołom scrumowym. Ciekawią mnie dużo bardziej niż tradycyjne zespoły z racji tego, że są tzw. zespołami samoorganizującymi się. Podoba mi się ta idea bo mocno wierzę w jej skuteczność. Jeśli robię coś bo mi się chce to wiem, że efekty tego działania są dużo lepsze i na dużo wyższym poziomie. Patrząc z boku trochę zazdroszczę zespołom, że mają „tak fajnie”, że mogą działać w takich warunkach.

Podoba mi się idea samoorganizacji. Podoba mi się też coaching i wierzę w jego skuteczność. W dużej mierze założenia są podobne:

  • Motywacja i zaangażowanie jest po mojej stronie – to mi musi się chcieć działać. Inaczej się nie uda.
  • To ja wybieram lub wyznaczam sobie cel (muszę wiedzieć po co!) i poszukuję najskuteczniejszych dróg dotarcia do niego.
  • Samodzielność i odpowiedzialność –  muszę nauczyć się pracować bez kontroli przełożonego, bez konkretnych instrukcji, prowadzenia za rękę.
  • Świadomość – swoich mocnych i słabych stron. Swoich mocy i ograniczeń.
  • Dojrzałość – jesteśmy dorośli i tak też się zachowujmy biorąc odpowiedzialność za swoje słowa, czyny i zadania. Jeśli zrobię błąd – przyznaję się do tego i wyciągam lekcję.
  • To ja muszę wierzyć w swoją moc sprawczą tzn. że potrafię wyznaczyć sobie cel i go zrealizować oraz zmotywować się do działania bez niczyjej kontroli.
  • Gotowość na przygodę! Jak wsiadasz do pociągu zwanego samorozwój to wiedz, że on się nigdy nie zatrzyma. Od tej pory będziesz stale czuć potrzebę rozwoju (mam nadzieję na zdrowym poziomie) i jeśli chcesz być dobra/dobry stale będziesz „musiec” się rozwijać. Tak to działa – chcesz być dobry to się uczysz, działasz, rozwijasz.

To taki podstawowy pakiet cech, które moim zdaniem sprawiają, że można ruszać w podróż zwaną samoorganizacja (moja i zespołu). Wygląda naprawdę interesująco. A jednak dość często słyszę o „rysach na tym szkle”. Okazuje się, że choć idea pracy w zespole samoorganizującym się jest fajna, praktyka pokazuje, że nie zawsze jest tak różowo.

Wśród najczęściej wymienianych problemów zespołów scrumowych są:

1.      Zaangażowanie, a dokładniej za małe zaangażowanie lub jego brak, rozumiane jako bierna postawa na spotkaniach – nie odzywanie się, nie angażowanie się w omawiane tematy, oczekiwanie na  instrukcje i decyzje podejmowane przez innych.

2.      Słaba komunikacja – członkowie zespołu nie rozmawiają ze sobą. Są osoby, które się nie odzywają, nie udzielają sobie informacji zwrotnej, trudno też o dyskusje w zespole. Druga sprawa – „wszyscy” coś widzą, mówią po kątach ale na spotkaniu nikt nie ma odwagi porozmawiać.

3.      Niechęć do spotkań – niektórzy członkowie zespołu czują niechęć do spotkań, rozmów i mocno to pokazują. Uważają, że spotkania „to strata czasu” i że „chcieliby móc normalnie pracować”.

Lista wyzwań związanych z samoorganizacja zespołu jest dość długa (to tylko te najczęściej pojawiające się tematy). Trudno jednak się dziwić, że w nowopowstających zespołach scrumowych pojawiają się takie problemy (czy też wyzwania). Osoby, które rozpoczynają pracę w zespołach scrumowych to często osoby, które do tej pory pracowały w tradycyjnym modelu, w którym zadania zlecane były przez przełożonego. To często osoby, które pracowały na stanowiskach, na których nie musiały odbywać wielu spotkań czy komunikować się z innymi osobami, mogły za to w skupieniu wykonywać swoją pracę. Dlatego uważam, że tworząc zespoły samoorganizujące się, które z założenia złożone są z różnych osób o różnym doświadczeniu warto założyć, że zanim zespół będzie działał zwinnie i elastycznie minie trochę czasu i być może warto zespół wesprzeć w drodze do samoorganizacji. Jak? Oto kilka sposobów:

Krok pierwszy to edukacji na temat scruma. Dziś słowo scrum pojawia się tak często, że nawet jeśli nasza wiedza o tym czym jest scrum kończy się na tym jednym słowie to wypada kiwać głową, że „yes of course” wiemy czym jest scrum i nawet już mamy swoje zdanie na ten temat 😉 Często widzę, że wiedza czym jest scrum, jakie są jego założenia, zasady pracy jest niewielka i powierzchowna. I oczywiście można ( a nawet trzeba!) zalecić przeczytanie Scrum Guide’a ale to może nie wystarczyć. Co jeszcze warto zrobić?

1.      (Wewnętrzne) szkolenie z zakresu scruma, na którym uczestnicy dowiedzą się: czym jest scrum i czym różni się od innych sposobów pracy, po co nam scrum w organizacji, jak zbudowane są zespoły scrumowe, jakimi wartościami się kierują i jak wygląda ich praca, kim są poszczególne osoby w zespole scrumowym i jaka jest ich rola oraz jakie są zasady współpracy z zespołami scrumowymi.

2.      Budować kulturę rozwijania wiedzy na temat scruma, zachęcać do czytania blogów, książek tematycznych, słuchania podcastów, uczestniczenia w wydarzeniach branżowych, aby wiedzę o scrumie stale rozwijać oraz korzystać z doświadczeń innych osób.

Na początek tyle o scrumie, ale są jeszcze inne elementy, o które naprawdę warto zadbać. Choć ich efektywność jest trudna do policzenia to w zgranych zespołach widać ją „gołym okiem”. Te elementy to:

1.      Budowanie zespołu a dokładnie wsparcie zespołów scrumowych na etapie tworzenia się zespołu, podczas poznawania się jego członków, wypracowywania wspólnych zasad współpracy. Kiedy mówię na szkoleniach, że ten element jest ważny to zazwyczaj widzę duże niezrozumienie i powątpiewanie u tych, którzy nie zadbali o takie działania ze swoim zespołem (np. wspólne budowanie kontraktu/zasad pracy zespołu) i pełne zrozumienie, uśmiech i kiwanie głową „na tak” – u tych, którzy takie ćwiczenia ze swoim zespołem robili. Podczas prowadzonych przeze mnie szkoleń uczestnicy bardzo mocno potwierdzają, że w świecie maili, szybkich spotkań, asapów i deadlinów brakuje skutecznej komunikacji i relacji. Naprawdę potrzebujemy się poznać, aby nabrać do siebie zaufania, polubić się i zbudować zespół. I choć efekty tych działań są trudne do policzenia to będą procentować lepszą współpracą, a w konsekwencji większą efektywnością zespołu.

2.      Komunikacja i feedback. Te dwa tematy wciąż pojawiają często. Wydaje się, że HR mógłby już dać spokój z tymi tematami 😉 A jednak praktyka pokazuje mi, że precyzyjne budowanie komunikatów, korzystanie z takich narzędzi jak pytania (otwarte!), udzielanie konstruktywnego feedbacku wciąż są wyzwaniem. Dlaczego komunikacja jest ważna w samoorganizacji? Bo od niej w dużej mierze zależy efektywność spotkań scrumowych, a od ustaleń na nich zawartych – realizacja celów zespołu! Warto zatem nie tylko wiedzieć jak się komunikować, ale wykorzystywać tą wiedzę w codziennej pracy. Będzie to procentowało efektywniejszymi spotkaniami, lepszymi relacjami i lepszą atmosferą w zespole. Nie każdy z nas jest mistrzem komunikacji, ale na szczęście można nad tym pracować – ze wszystkimi członkami zespołu scrumowego.

3.      Dobry Scrum Master jest naprawdę na wagę złota bo to właśnie on w dużej mierze dba o budowanie świadomości zespołu w kontekście samoorganizacji. Potrzebuje do tego dobrze rozwiniętych kompetencji miękkich, znajomości wielu narzędzi, które może wyciągać niczym „magik z kapelusza” i stosować, kiedy zauważy taką potrzebę w zespole. Musi być dobrym obserwatorem, aby widzieć to, co dzieje się w zespole i na bieżąco reagować swoimi działaniami i postawą. Najlepszą metodą na zapobieganie trudnym sytuacjom w zespole jest profilaktyka i za dbanie o profilaktykę i kondycje zespołu odpowiada SM.

Podsumowując jak zatem wspierać samoorganizację i zaangażowanie zespołu?

 Podać rękę na początku drogi, wyposażyć w niezbędną wiedzę, a później pozwolić na samoorganizację!

Zdarza się że SM, PO czy przełożony swoim zachowaniem nie do końca pozwalają zespołowi się samoorganizować przez niezrozumienie swojej roli lub nawyki, którymi się kierują – nadopiekuńczość, nadmierna kontrola, pośpiech w podejmowaniu decyzji, sposób komunikacji (pytania zamknięte, sugerowanie rozwiązań, narzucanie swojego zdania – najczęściej nieświadome). To także silne czynniki, które mogą wpływać na to, że zespół, który nawet bardzo chce i potrafi się samoorganizować może wrócić do postawy biernej/reaktywnej, w której oczekuje na instrukcje, odpowiedzi bo przecież i tak PO/SM/Przełożony będzie mieć ostatnie zdanie.

Jeśli dobrnęliście do tego miejsca to znaczy, że jesteście bardzo wytrwali w rozwijaniu swojej wiedzy scrumowej 🙂 Lista tego, co można zrobić jest dość długa (choć na pewno nie wyczerpana).

Zanim zaczniemy oczekiwać rezultatów wesprzyjmy pracowników, od których oczekujemy efektywności i skuteczności. Duża inwestycja? Może. Na pewno czasowa. Finansowa trochę mniejsza jeśli robimy to siłami wewnętrznymi choć jestem przekonana, że zyski w szybszym wejściu w samoorganizację zespołu są dużo większe niż koszty.

Lucyna Konkel

Lucyna Konkel

HR manager, trener, coach, autorka projektu HR4Agile. Każdego dnia udowadnia jak wielką moc w rozwoju Twojej firmy ma dobry HR.